הרבה אנשים נרתעים מהמושג ניהול זמן, כי הוא מתקשר להם למכניות, לאובססיה למדידה, ולאובדן היכולת לחיות ברגע. שחר פתח את השיחה בכך שהביקורת הזאת אמיתית, ושבאמת יש אנשים שלקחו את זה למקום שבו הם מודדים כל דבר עד שהם כבר מאבדים את הרגע.

וגיא מנדלסון הסכים לגמרי, וחידד איפה בדיוק זה נשבר:

אצל אנשים זה מתקשר לרשימות של מה צריך לעשות, וכשאתה נופל למלכודת הזאת זה בכלל לא ניהול זמן. אנחנו הורגים את עצמנו, אנחנו כל יום עבדים לרשימות האלה.

ההצעה שלו במקום זה קטנה בניסוח וגדולה במשמעות: אם כבר צריכה להיות רשימה, שתהיה רשימה של to be ולא של to do. מה אני רוצה להיות, מה אני רוצה לחוות, לאן אני רוצה להתקדם.

הוא גם מדייק את עצם המושג. אף אחד לא באמת מנהל זמן, כי לזמן יש צורה משלו והוא זורם בה. מה שאנחנו כן עושים הוא לנהל את עצמנו ביחס אליו.

"זמן שווה חיים", ומה המשפט הזה באמת אומר

זה המשפט שהוא ביקש במפורש שאנשים ייקחו מהשיחה, והוא חוזר אליו כמה פעמים.

אם חשוב לי שאנשים יצאו עם משהו אחד מהמפגש הזה: זמן שווה חיים.

ההיגיון פשוט. יש לנו זמן נתון בעולם הזה, ואף אחד לא יודע כמה. אנשים שעובדים כנגד שכר מקבלים בפועל תשלום על הזמן שלהם. אבל אם מסתכלים על הזמן כחלק מהחיים ולא כמטבע, ההשלכה משתנה.

הדוגמה שהוא נותן היא ארון מאיקאה. אפשר לשבת עם דף ההוראות, להתאמץ, ואפילו לעשות את זה ביעילות. אבל למה בכלל?

הזמן שהשקעת בהרכבת הארון, הוא אומר, שולם מהחיים שלך. ובאותו זמן יכולת להשקיע אותו בדברים שעושים לך טוב ומקדמים אותך.

יעילות מול אפקטיביות: ההבדל שמשנה הכל

וזו ההבחנה המרכזית שממנה נגזר כל השאר. הוא מציג אותה באנגלית, כי שם היא חדה יותר.

אפשר לגלול את הטבלה הצידה ←

הדוגמאות שהוא נותן יומיומיות במכוון: לשלוח מייל בצורה הכי יעילה, ללכת לדואר, לסדר את הבגדים, להכין דף נחיתה, ולסמן וי בצ'קליסט. כל אלה יכולים להיעשות מצוין, ועדיין לא לקדם אותך.

וארבעת השלבים שקודמים לזה

לפני שנכנסים לכלים, גיא מציג רצף שהוא ממשיל אליו את הווייז. הוא מקפיד על הסדר:

הסדר שהוא עובד לפיו

1. להכיר את עצמנו. מה אנחנו אוהבים, מה עושה לנו טוב, מה כיף לנו.
2. לאן אני רוצה להגיע. יעדים בשבעה תחומי חיים: משפחתי, פיננסי, קריירה, רוחני, גופני, מנטלי וחברתי.
3. איפה אני נמצא עכשיו. כמו שווייז חייב לדעת את המיקום הנוכחי לפני שהוא נותן הוראות.
4. מה הדרך. וכאן, לדבריו, נמצא החלק הטריקי ביותר.

וזה הרעיון שכל השיחה נבנית סביבו, והוא ממחיש אותו בסיטואציה שכולם מכירים.

הוא נוחת בשדה תעופה בעיר זרה וצריך להגיע למלון במרכז. הוא לא מתחיל לבדוק מה הדרך, לאן פונים, ימינה או שמאלה. מה שעובר לו בראש הוא דבר אחד:

מאיפה אני לוקח מונית להגיע לשם. הדרך לא באמת מעניינת אותי. מעניין אותי מי יכול להוביל אותי לאיפה שאני רוצה להגיע.

הוא מרחיב את זה לתחום שהוא עוסק בו. מי שרוצה דירה להשקעה ואוהב את התחום, מצוין שילמד. אבל מי שאומר "לא מעניין אותי, מעניין אותי שתהיה לי הדירה", ילך למלווה משקיעים או למתווך. הדרך תיעשה, פשוט לא על ידו.

ולזה הוא קורא מינוף, ומדגיש שזה הרבה יותר מהמובן הפיננסי המוכר: מינוף הוא שימוש בניסיון של אחרים, במאמצים שלהם, בידע שלהם ובעצות שלהם.

ההתנגדות: אבל זה עולה כסף

שחר לא נתן לזה לעבור, והביא את ההתנגדות המרכזית בשם המאזינים.

אנחנו שנינו בעלי עסקים, הוא אמר, ולכן אנחנו כבר יודעים מניסיון שאם מתפנה זמן אפשר להכניס איתו יותר. אבל מה עם מי שההכנסה שלו קבועה? אצלו, לפנות זמן בכסף מרגיש כמו הוצאה נטו.

וגיא ענה בכנות, ואפילו הקדים ואמר שלא בטוח שיאהבו את התשובה. השאלה שהוא מציע לשאול היא אחרת:

האם טוב לי כרגע במקום שאני נמצא? ואם לא, האם אני לא רוצה להתקדם קדימה?

הוא מציע לא לעשות את כל הדרך אלא צעד אחד, ולבחון אותו. ומוסיף נקודה חשובה על מה שקורה מיד אחרי:

ההסתכלות שלו על העלות עצמה שונה גם היא. איש מקצוע טוב, הוא אומר, מקצר את הדרך ומשיג תוצאה שלא היית משיג לבד, ולכן במקרים רבים העלות שלו נבלעת בתוך התוצאה הטובה יותר. אבל הוא מסייג: זה נכון רק לבעל מקצוע טוב, לא לזול ביותר.

אני לא ראיתי את אלה שכל דבר עושים בעצמם מגיעים לגדולות. דווקא אלה שמשתמשים חזק בעניין הזה של המינוף מגיעים לתוצאות הכי גדולות, וגם לחיים הרבה יותר מלאים.

שלושת השלבים של קניית זמן

שחר ניסח את זה כ"קניית זמן", ואמר שיש בזה ריבית דריבית: קונים קצת זמן, זה מייצר יותר כסף, ואיתו קונים עוד זמן. וגיא הרחיב את זה לשלושה שלבים מוגדרים.

אפשר לגלול את הטבלה הצידה ←

את השלב השלישי הוא מדגיש במיוחד: הטעות היא לחשוב שכיוון שהרווחנו יותר, מותר לשרוף יותר. הוא נשאר באותו מתח הוצאות.

זה הכלי הקונקרטי היחיד שהוא מבקש שאנשים יעשו, והוא עשה אותו בעצמו.

שחר סיפר שכבר עשה את זה, על יום אחד, ושהתוצאה לא הייתה אידיאלית: היו לא מעט משימות שגם לא העלו לו אנרגיה וגם לא היו שוות הרבה כסף.

וגיא הסביר למה השבועיים חשובים: אחרי דאטה של שבועיים יש שיקוף אמיתי כלפי עצמך. ורק אז מגיעה השאלה הנכונה, שאיננה איך לעשות את זה טוב יותר, אלא מי יכול לעשות את זה עבורי ומה תג המחיר.

לזרוק את הכובע מעבר לגדר

שחר שיתף כאן משהו על עצמו: מצבו נוח יחסית, הוא כבר משלם לאנשים ועושה קפיצות אמונה, אבל הוא מעולם לא הביא את עצמו למצב שבו הגב לקיר.

וגיא הסביר את המטאפורה שהוא עובד לפיה: אתה זורק את הכובע מעבר לגדר, ואז אתה צריך לטפס.

אני לא אוהב להיות במקום שנוח. אני מאמין שמקום נוח בסופו של דבר מביא אותי למקום מאוד לא נוח. וכשאני שם את עצמי במקום פחות נוח, אני בסוף מגיע למקום הרבה יותר נוח.

הוא מיד מסייג שזה לא סבל, אלא אימון של שריר, ושלא צריך להגיע להכל או כלום. וההשוואה שהוא נותן היא לחדר כושר: המאמן לא משאיר אותך באותו משקל, הוא מוסיף לך קצת כל פעם.

הוא מספר איך זה עבד אצלו. כשהתחיל להשקיע במקביל בכמה מדינות ובכמה חברות, פשוט לא הייתה לו ברירה, וזה אילץ אותו לחשוב אחרת. הוא ניגש לאנשים שכבר עבדו איתו והציע להעלות את רמת העבודה ביניהם, כך שיטפלו גם בשיחות שהוא טיפל בהן קודם, תמורת תשלום. ולדבריו, אותו איש מקצוע הניב אחר כך יותר כסף מהנכסים ממה שהוא עלה.

גיא מספר שהוא בילה תקופה ארוכה מאוד בניסיון לבנות את סדר היום האולטימטיבי. רשימות, שעת קימה, כתיבת יעדים, מדיטציה, וכל מה שמופיע במועדון החמש בבוקר.

ואז הגיעה הערה שהוא מודה שלקח לו זמן מפתיע להגיע אליה: לעבור מיחידה של יום ליחידה של שבוע.

פתאום ראיתי שבתכנון שבועי לא כל יום חייב להיות דומה ליום שלפניו.

מה שהוא עשה עם זה: ראשון ושני נעשו הימים העמוסים, שבהם הוא מגשים את רוב מה שרצה, ושאר השבוע רגוע יותר. ויום אחד בשבוע הוקדש כולו ללמידה.

הוא קושר את זה לחוק פרקינסון, שלפיו משימה מתרחבת למלא את הזמן שהוקצה לה. כל מי שעשה תואר מכיר את זה: דדליין של חודשיים מסתיים בהגשה בדקה האחרונה.

שחר הוסיף מהניסיון שלו נקודה שמשלימה את זה. הוא גילה שהחוזקות שלו הן עבודה בריכוז וביצירה, ושככל שההשפעה שלו גדלה הוא מצא את עצמו יותר מנהל ופחות באזור הזה. הפתרון שעבד לו הוא לקבוע יום קבוע בשבוע שבו הוא לא עונה להודעות, מפני שהוא זקוק לפרק זמן ארוך מספיק כדי בכלל להיכנס לריכוז, וברמה יומית זה לא מסתדר לו.

היומן האידיאלי: יומן שני בגוגל קלנדר

וזה התרגיל השני, והוא מעשי מאוד. גיא מקדים ואומר שהוא מאמין שמה שלא ביומן לא קיים, ומשווה חיים בלי יומן לאונייה שזורמת עם הרוח ונגמרת על שרטון.

איך בונים יומן אידיאלי

1. לשים את היומן הקיים בצד לגמרי, ולא להסתכל עליו.
2. לפנטז: איך היה נראה שבוע אידיאלי בחיים שלך. מתי אתה קם, מתי ספורט, מתי זמן עם המשפחה, מתי מנוחה, ומתי אתה פנוי לפגישות. אצלו, למשל, אין פגישות לפני עשר, והן מרוכזות בין עשר לשתים עשרה.
3. לפתוח יומן נוסף בגוגל קלנדר, בצבע אחר, ולהזין לתוכו את השבוע האידיאלי. לא צריך משתמש נוסף ולא מייל נוסף.
4. ואז, לאט לאט, להזיז את היומן האמיתי לכיוון שלו.

הוא מספר שאחרי לא הרבה חודשים, באחד הזמנים שהוא מקצה לישיבה עם עצמו, הוא הפעיל את שני היומנים במקביל וראה שהם התלכדו.

וההוכחה שזה לא הופך אותך לרובוט

שחר עצר כאן והצביע על הפרדוקס: אדם שמדבר על יומנים ועל יציאה מאזור הנוחות נשמע כמו מישהו שחי בלחץ. וגיא נתן את המספרים שלו.

הוא התחיל ביעד של שתים עשרה חופשות בשנה, מה שנשמע מטורף לרוב האנשים. אחר כך זה הפך למאה ימי חופשה בשנה. והיום הוא מתקרב לכמעט חצי שנה של חופשה בשנה.

וזה בדיוק מוכיח את מה שפתחנו איתו: ניהול זמן נכון לא הופך אותך לאובססיבי לתוצאות. הוא מאפשר לך.

שחר קישר את קבלת ההחלטות לניהול זמן, כי יש הרבה יותר דברים שאפשר לעשות ממה שיש זמן.

וגיא פותח בנקודה שהיא כנראה החדה בכל השיחה:

עצם העובדה שלא קיבלת החלטה, קיבלת החלטה על משהו אחר. כשאני אומר כן למשהו, באותו רגע אני אומר לא להרבה דברים אחרים.

הפטנט: דדליין להחלטה

וזה הכלי שהוא נותן למי שנתקע. אם היום חמישי, הוא קובע לעצמו שאם עד מוצאי שבת לא התקבלה החלטה, אז הכיוון הוא זה. וההחלטה הזאת סופית.

הרעיון פשוט: כל עוד שום דבר לא סופי, קל מאוד להתלבט בין שתי אפשרויות בלי סוף. הדדליין מייצר סופיות, וההבטחה לעצמנו היא מה שמחזיק אותה.

ולמה רוב ההחלטות פחות חשובות ממה שנדמה

הוא מציע לשים לב לתופעה: אנשים לוקחים זמן ארוך במיוחד דווקא על ההחלטות הפחות מהותיות. שעה בתפריט במסעדה. באופן מפתיע, דווקא בהחלטות הגדולות הם לפעמים מהירים יותר.

הוא מספר שבמשרד שלו הוא מזמין מהר, ושפעם המזכירה החליפה את המנות בין כולם. איש לא באמת שם לב.

ההמלצה שלו לגבי החלטות מהותיות היא לא לוותר על מחשבה, אלא לא למשוך אותה, ולזכור שאפשר לעשות adjustment תוך כדי תנועה. הוא חוזר לדימוי הווייז: אם פנית ברחוב הלא נכון, הוא מחשב מסלול מחדש. אבל אם לא יצאת מהחניה בכלל, אין מה לחשב.

חפץ שכבר תקוע, צריך הרבה יותר אנרגיה כדי לדחוף אותו. אם התחלתי לזוז, אני מתקן תוך כדי תנועה.

למי שהכל עד כאן נשמע כמו משהו שדורש כסף, גיא מציע דבר אחד שלא דורש.

הוא מציין שהממוצע האמריקאי הוא בסביבות ספר אחד בתקופת חיים, ומדגיש שהכוונה לספרים שמקדמים, לא לרומן. בסופו של דבר, הוא אומר, אנחנו פועלים ממקום של תודעה, ומה שהידע נותן הוא בעיקר אומץ.

ארבעה ספרים והתנ״ך

כשנשאל להמלצות, הוא נתן שתי תשובות. הראשונה קלאסיקות שהוא חוזר אליהן: האלכימאי של פאולו קואלו (Paulo Coelho), ארבע ההסכמות, לאכול את הצפרדע של בריאן טרייסי (Brian Tracy), והאדם מחפש משמעות.

והשנייה הפתיעה: התנ״ך. הוא מספר שככל שעובר הזמן הוא מוצא שם עוד חוכמה, ונותן דוגמה שמתחברת ישירות לשיחה. יציאת מצרים היא סיפור על אנשים שהוצאו מעבדות, ומיד התלוננו על סיר הבשר.

הייתם עבדים, אבל העבדות הייתה משהו שהיה מוכר לכם. וזה בדיוק מה שאמרנו על לצאת מחדר לחדר אחר.

ומתי מספיק

שחר העלה לסיום את משל הדייג ואיש העסקים, זה שבו איש העסקים מסביר לדייג איך לבנות אימפריה כדי שבסוף יוכל לפרוש ולדוג בשקט.

ותשובתו של גיא לא הייתה על כסף. הוא אמר שהוא מסתכל על החיים כמשחק, וכשמשחק כיף לך אתה לא מחפש מתי להפסיק. ומכאן הוא הגיע להערה החשובה ביותר בסיום, וזו על אושר:

ובאותה נשימה הוא מוסיף שאחת ההגדרות של אושר היא התקדמות: כשאני נע לכיוון הדברים שאני רוצה, אני כבר חווה אותו.

לסיכום: מה לקחת מהשיחה על ניהול זמן

גיא עצמו ביקש שאנשים ייצאו עם שני דברים, ושווה להישאר איתם.

הראשון: זמן שווה חיים. לא כסף, חיים. וזה משנה את החישוב של כל פעולה שאפשר להעביר למישהו אחר.

השני: להחליף את השאלה. לא איך אני עושה את זה, אלא מי יכול לעשות את זה עבורי, ומה תג המחיר.

ואם מחפשים צעד ראשון ממשי, שני הכלים שהוא נותן הם בחינם. תרגיל השבועיים, שבו מדרגים כל פעולה בכסף ובאנרגיה, והיומן האידיאלי כיומן שני בגוגל קלנדר.

ומעל הכל, המשפט שהוא סוגר בו: כל דבר טוב שיקרה לכם בחיים לא יהיה מהר ולא יהיה קל.

שאלות ותשובות

האורח בפרק

גיא מנדלסון

עורך דין ובעלים של משרד עורכי דין שמתמחה בנדל״ן, יזם ומשקיע בארץ ובחו״ל. מייסד קהילת "אושר כלכלי", ומפרסם תכנים על השקעות, נדל״ן והתפתחות אישית בערוץ היוטיוב שלו.

הפרק המלא עם גיא מנדלסון: ניהול זמן שמאפשר הגשמה, שפע ואושר. כל הפרקים נמצאים בעמוד הפודקאסט, וגם בערוץ היוטיוב.

מחבר המאמר: שחר כהן

שחר כהן הוא מייסד מכללת הארטמיינד ללימודי NLP ומנחה סדנאות וריטריטים. הפודקאסט שלו נמנה עם חמשת המואזנים ביותר בישראל מכלל הקטגוריות כבר שנים והמוביל בתחומי הפסיכולוגיה והבריאות. ערוץ היוטיוב שלו מונה מעל 100 אלף מנויים ועשרות מיליוני צפיות מצטברות, והמדיטציות תורמות באופן קבוע למאות אלפי ישראלים.